凡事预则立，不预则废。任何项目开始之前，都要有项目计划，尤其是针对大型的咨询项目，更是需要对整体项目实现精细化的管理。但在实际项目推进过程中，经常会遇到问题……

凡事预则立，不预则废。这句话在项目管理中尤为重要。对于大型咨询项目来说，精细化的管理尤为必要。然而，在实际推进过程中，经常会遇到各种问题：责任不明确、工作延期、需求增加等等。这些问题的根源多半是没有做好项目启动会。本文将结合实际经验，介绍什么是项目启动会以及如何做好。

1. 什么是项目启动会？

项目启动会（kick-off meeting）通常在中标或签订合同后举行，是甲方和乙方第一次正式接触和了解的会议。它类似于古代的誓师大会，旨在告诉团队要做什么、如何做以及达成后的结果是什么。一个好的开始等于成功的一半，因此启动会非常重要。

通过启动会可以达成以下几点作用：

1）明确目的和目标：统一团队对项目的认知，调动起意愿和自主性。

2）明确策略和计划：确定重要里程碑节点并达成共识。

3）明确职责分工：清晰每个人的角色和定位。

4）明确协作机制：确定沟通协作机制，例如周例会、月例会等。

2. 如何组织项目启动会？

成功的会议80%都是在会前完成的。因此，在开展任何类型的会议之前都需要充分准备，并保证材料完善。具体内容包括：

1）项目背景：解释为什么要做这个项目以及衡量成功标准。

2）项目目标：由甲方主导，共同协商可执行、可达成阶段性目标。

3）项目成员介绍：介绍每个人职级和负责工作内容。

4）确定组织架构：明确岗位职责并确保各部门有效配合。

5）确定项目计划：明确重要里程碑节点并制定详细计划。

6）确定管理机制：包括定期沟通机制等内容。

7）风险分析：对各模块工作进行风险评估并降低风险出现可能性。

完成以上主体材料后即可着手组织开展正式会议，并发送邀请邮件包含以下信息：

- 会议主题
- 会议议程
- 参与人员
- 会议地址
- 文档附件

在正式开展启动会时需要注意避免讨论。因为该类型的会议属于信息同步型，虽然可能包含少量讨论但主要内容应该在前期沟通中完成而非在现场临时讨论。最后务必记得做好收尾环节，并及时发送纪要给双方归档记录。

3. 注意事项

1) 计划越详细越好？其实不然！前期规划不需要太过详尽，在远期完整规划之前只需明确重要里程碑节点即可；

2) 确保高管参与战略层面涉及到高管必须参与才能保证后续顺利推进；

3) 控制节奏主持人应把控整场节奏；

4) 做好纪要记录参考点包括参与人员、时间地点、背景目标、团队架构职责分工、关键里程碑时间线交付物、管理机制以及风险评估等内容。

总之，“工欲善其事必先利其器”，准备一场成功启动会也是一个小型“项目”，熟悉相关流程方法并掌握技巧可以事半功倍！