项目外包时，最大的问题便是沟通，因为沟通渠道有限，看问题角度不同，所处立场不同，导致沟通总是容易出差错，所以一定要建立有效的沟通机制。

为了节约成本，很多企业会选择将项目外包出去。相比于企业构建一个自己的IT服务部门所投入的人力和物力而言，将IT开发与维护包给专业的IT服务供应商所投入的费用要低得多。然而，项目外包虽然省时省力，但最不省心，尤其是作为甲方的产品经理，稍不注意就会后患无穷。

跟了一年的外包项目，踩过无数坑后，我总结出一套工作方法分享给大家：

1. 需求调研该如何做？

前期做需求调研时，作为产品经理，需求要尽量全面考虑。尤其是ToB产品面向来自各方的用户，需求也是各异甚至会存在矛盾。产品经理往往没有时间跟着业务同事们一起接触每一个客户，所以得到的需求更多由业务转述。这就存在一个很大问题——需求不全面。

每个业务人员只接触过自己负责对接的用户，并不了解其他用户。如果只听每个人叙述，则会发现不同用户之间会有很大矛盾。这时候产品经理就需要充当一个组织者角色，在会议讨论中尽量把所有相关业务人员聚到一起开需求讨论会。每个人都提出自己的业务需求，并在有矛盾点时一起讨论解决找出最优解。

另外，在会议中一定要有所记录，并在会后发会议纪要给所有人确认。当然确认方式不一定是邮件，但必须保证每个人都确认以便之后查阅。

如果没办法总是开需求讨论会，则也必须保证每一个需求都有所记录。我个人建议设计一个需求申请表给业务人员（也叫作需求工单）。这个申请表可以帮助业务人员了解需求调研范围并清楚自己该了解哪些方面；同时也能让他们定位需求所属分类方便产品经理自己做需求分析。

在与用户接触时还可能发现新的需求产生导致源源不断地增加，请注意对业务需求进行管理并明确落实到合同中避免遗漏和变更拖延工期。

2. 产品需求该怎么提？

很多甲方认为给外包项目开发提供宽泛性的需求可以留有余地以备将来变更需要使用。但实际上，在外包开发中更需要足够明确性以避免成果与实际需要存在较大偏差。

因为时间与场地限制等原因导致我们采用非驻场式外包开发模式无法及时沟通交流；因此，在提供具体明确性的同时最好能提前和项目负责人沟通好需要提供哪些文档（比如原型设计、字段表、导出文件模板等），是否有格式要求等等。

此外，在让开发尽可能了解公司整体规划和竞品参考方面也十分重要。

3. 开发过程中如何建立有效沟通机制？

在项目外包中最大问题便是沟通渠道有限、看问题角度不同、立场不同容易导致沟通出错；因此必须建立有效沟通机制：

（1）双方提前商定好沟通方式：可以通过微信或QQ沟通处理那些未明确说明问题；重大决策则应在领导群里进行；线上沟通无法清晰表达则可电话联系并在微信或QQ中简单记录下来；正式文件传递则应通过邮件传递。（2）有问题及时告知并与乙方开发多次沟通：乙方应每周提交进度表以便跟踪进度。（3）验收工作：乙方应根据里程碑完成小规模工作验收，并根据测试结果及时修复bug并验证修复效果。

4. 项目验收该怎么做？

初步项目验收时保证流程能够走通即可而非反复验证bug等专职测试工作；但仍需要制定详细验收测试计划并量化验收标准以保证整体流程跑通且各模块功能完整性得到验证。

由于采选系统流程较复杂功能较多，在测试过程中应及时将bug提到bug系统催促厂商修复并反复验证修复效果；同时争取尽量多争取验收时间以便进行尽量细致全面地测试。